Jochen Lüders

Englisch & Sport am Gymnasium ... und ein bisschen Tango

Formatieren mit Word 2003

Im Fol­gen­den beschrei­be ich für Word 2003 wie ich Schul­auf­ga­ben, Steg­reif­auf­ga­ben und Arbeits­blätter for­matiere. Nütz­li­che Infor­ma­tio­nen zu diver­sen im Fol­gen­den behan­del­ten The­men (wie Rän­der, Ein­zü­ge und For­mat­vor­la­gen) bekommst du auf der Schul-Site von Andre­as Kalt.

Anhand einer typi­schen Schul­auf­ga­be (doc) erklä­re ich „von oben nach unten“, wie ich die ein­zel­nen Berei­che for­ma­tie­re. Dabei set­ze ich Grund­kenntnisse im Um­gang mit Word vor­aus, so z.B. dass man Text erst mar­kie­ren muss, bevor man irgend­welche Befeh­le dar­auf anwen­den kann. Am bes­ten hast du die Bei­spiel­da­tei gleich­zei­tig geöff­net um immer wie­der ver­glei­chen zu kön­nen.

Falls du abso­lu­ter Word-Anfän­ger bist, emp­feh­le ich dir einen der zahl­rei­chen inter­ak­ti­ven CD-ROM Kur­se, die es z.B. in Stadt­bi­blio­the­ken kos­ten­los gibt, durch­zu­ar­bei­ten; emp­feh­lens­wert ist z.B. „Effek­tiv arbei­ten mit WORD“ von Com­pu­ter­BILD. Falls du zwar ein fort­geschrittener User bist, aber eini­ge Begrif­fe (wie z.B. Abschnit­te, For­mat­vor­la­ge etc.) noch nie gehört hast, soll­test du erst­mal in einem Buch (oder in der Word-Hil­fe) nach­le­sen um eine gro­be Vor­stel­lung zu bekom­men, was man damit alles anstel­len kann.

Ränder

Damit du beim Lochen dei­ner Angaben/Arbeitsblätter (für die Abla­ge im Ord­ner) nicht links in die Zei­len­num­mern lochst, soll­te der lin­ke Rand min­des­tens 2,5 cm betra­gen (Datei > Sei­te ein­rich­ten > Sei­ten­rän­der). Für den obe­ren, unte­ren und rech­ten Rand neh­me ich nor­malerweise 2 cm; wenn ich sehr viel auf der Sei­te unter­bringen muss, nur jeweils 1,5 cm.

Formatvorlagen

Damit mei­ne Schul­auf­ga­ben, Steg­reif­auf­ga­ben und Han­douts ein mög­lichst iden­ti­sches Lay­out (mein cor­po­ra­te design) haben, ver­wen­de ich For­mat­vor­la­gen (For­mat > Format­vorlagen und For­ma­tie­rung) in mei­nem Bei­spiel z.B. für die Über­schrift (Ari­al 20pt). Falls mir das irgend­wann nicht mehr gefal­len soll­te, ände­re ich ein­fach die ent­spre­chen­de For­mat­vor­la­ge und habe dann in allen Doku­men­ten auto­ma­tisch die neue For­ma­tie­rung. For­mat­vor­la­gen kön­nen enorm viel Arbeit spa­ren, es lohnt sich des­halb ein biss­chen mit ihnen zu expe­ri­men­tie­ren und das ent­sprechende Kapi­tel im Hand­buch bzw. der Hil­fe zu lesen.

In die­sem Zusam­men­hang emp­feh­le ich dir das Kon­troll­käst­chen For­ma­tie­rung nach­verfolgen unter Extras / Optio­nen / Bear­bei­ten zu deak­ti­vie­ren. Ande­ren­falls erzeugt Word bei jeder manu­el­len For­ma­tie­rung eine neue For­mat­vor­la­ge z.B. nach dem Sche­ma Stan­dard + Ari­al + rot. Auf die­se Art wird die Lis­te der For­mat­vor­la­gen nach kur­zer Zeit sehr unüber­sicht­lich.

Schriftgröße verändern

Wenn dei­ne Anga­be nicht mehr ganz auf eine Sei­te passt, musst du die Schrift­grö­ße ver­klei­nern. Am bes­ten geht das mit der Tas­ten­kom­bi­na­ti­on Strg+8 (Zif­fer auf der Tas­ta­tur drü­cken, nicht auf dem Zah­len­block). Dabei wird die Schrift­grö­ße des mar­kierten Tex­tes um 1 Punkt redu­ziert, die bestehen­den Unter­schiede (z.B. zwi­schen Über­schrift und Text) blei­ben jedoch erhal­ten; ent­spre­chend ver­grö­ßert Strg+9 die Schrift­grö­ße um einen Punkt.

Statt der Zif­fern 8 bzw. 9 kann man auch (wie­der zusam­men mit Strg) die „Klei­ner als“ bzw. „Grö­ßer als“ Tas­te (links unten neben dem Y) ver­wen­den. Kann man sich viel­leicht bes­ser mer­ken.

Gedankenstriche

… (sie­he Über­schrift und II./III.) erstellst du mit Strg und dem Minus­zeichen auf der Zah­len­tas­ta­tur rechts oben (Strg+Num-). Eine Lis­te von sol­chen bereits vorde­finierten Son­der­zei­chen fin­dest du unter Ein­fü­gen > Sym­bol > Sonder­zeichen. Vor und nach einem Gedan­ken­strich soll­test du (im Gegen­satz zu einem Bin­de­strich) einen Leer­raum las­sen.

Geschützte Leerzeichen

… ver­hin­dern, dass z.B. 20 und BE am Zei­len­en­de aus­ein­an­der­ge­ris­sen wer­den. Durch ein geschütz­tes Leer­zei­chen blei­ben die bei­den Ele­men­te zusam­men, was wesent­lich bes­ser aus­sieht. Geschütz­te Leer­zei­chen fügst du mit Umschalt­tas­te + Strg + Leer­tas­te ein.

Geschützte Bindestriche

… ver­hin­dern ent­spre­chend, dass z.B. bei „ll. 1–8“ die 1 und die 8 ausein­andergerissen wird. Geschüt­ze Bin­de­stri­che fügst du mit Umschalt­taste + Strg + Minus-Tas­te (rechts unten neben dem Punkt) ein.

Zeilennummern

Alles zum­The­ma Zei­len­num­mern fin­dest du in einem eige­nen Bei­trag.

Leerzeilen in nummerierten Absätzen

… darfst du nicht durch Drü­cken von Return schaf­fen, die Leer­zei­le wür­de ansons­ten als eige­ne Zei­le gezählt. Pro­bier es ein­fach in der Bei­spiel­da­tei aus: Wäh­le ggf. An­sicht > Sei­ten­lay­out und füge z.B. hin­ter “dis­pel” (Ende des ers­ten Absat­zes) eine Leer­zei­le ein.

Statt­des­sen soll­test du Abstän­de bzw. „Leer­zei­len“ grund­sätz­lich mit For­mat > Absatz > Ein­zü­ge und Abstän­de > Abstand Vor: bzw. Nach: 6 (bzw. 12) pt schaf­fen. Du mar­kierst die gewünsch­ten Pas­sa­gen und gibst den Befehl nur ein­mal; wenn dein Text plötz­lich nicht mehr auf die Sei­te passt, ist der Befehl genau­so schnell wie­der rück­gängig gemacht, wäh­rend du ansons­ten dei­ne Leer­zei­len müh­sam alle ein­zeln manu­ell wie­der löschen musst.

Einzüge

Die ers­te Zei­le eines neu­en Absat­zes darfst du auf kei­nen Fall mit Leer­zei­chen oder Tabula­to­ren ein­rü­cken, son­dern mit For­mat > Absatz > Ein­zü­ge und Abstän­de > Son­dereinzug: Ers­te Zei­le Um: (bei mir) 0,5 cm. Text, der z.B. mit fünf Leer­zei­chen „ein­gerückt“ wur­de, schaut zwar auf dem Bild­schirm meist noch ganz ordent­lich aus, beim Aus­druck wird der Ein­zug aber meis­tens (wegen der pro­por­tio­na­len Schrift) sehr unregel­mäßig.

Hängender Einzug

Den Auf­ga­ben­teil habe ich mit mit einem hän­gen­dem Ein­zug for­matiert: For­mat > Ab­satz > Ein­zü­ge und Abstän­de > Son­der­ein­zug: Hän­gend Um: 0,7 cm. Dadurch wird der Text in sich links­bün­dig. Du gibst die Zif­fer und den Punkt ein und drückst an­schließend die Tabula­tortaste. Wenn du Umschal­ten + Strg + Plus-Tas­te (rechts neben dem Ü) alle Son­der­zei­chen sicht­bar machst, siehst du die ent­sprechen­den Tabula­torzeichen.

Typographische Anführungszeichen

… wer­den in einem eige­nen Bei­trag behan­delt.

Nummerierte Listen

Im Wort­schatz­teil (sie­he III.) macht sich einer der ner­vigs­ten Programm­fehler von Word bemerk­bar. Sobald du eine sol­che Lis­te auto­ma­tisch num­me­rie­ren las­sen willst, rückt Word die­se Lis­te unge­fragt 0,63 cm ein. Das zwei­te Pro­blem ist, dass Word oft sehr merk­wür­di­ge Vor­stel­lun­gen hat, was eine Lis­te ist und mun­ter ohne dein Zutun drauf­los­for­ma­tiert und dich zum Wahn­sinn treibt, weil dei­ne For­matierungen stän­dig geän­dert bzw. rück­gän­gig gemacht wer­den. Am bes­ten deak­ti­vierst du in Extras > Auto­kor­rek­tur… > Auto­for­mat wäh­rend der Ein­ga­be sowohl die Auto­ma­ti­sche Num­me­rie­rung als auch die Auto­ma­ti­sche Aufzäh­lung (die hat den sel­ben Bug). Die bei­den Sym­bo­le in der Sym­bol­leis­te For­mat nüt­zen dir auch nichts, so dass du sie (mit gedrück­ter lin­ker Maus­tas­te) aus der Leis­te entfer­nen kannst.

Nach dem Mar­kie­ren der Lis­te öff­nest du am bes­ten mit Rechtsklick das Kon­text-Menü, wählst Num­me­rie­rung und Auf­zäh­lungs­zei­chen und das gewünsch­te Aufzäh­lungszeichen bzw. Num­mern­for­mat und klickst danach auf Anpas­sen. Der Ein­zug bei Zei­chen­po­si­ti­on ist nor­ma­ler­wei­se 0 cm, bei Text­po­si­ti­on neh­me ich bei Auf­zählungen 0,5 cm, bei Num­me­rie­run­gen 0,7 cm (damit auch zwei­stel­li­ge Zah­len genü­gend Platz haben).

Bei auto­ma­tisch num­me­rier­ten Lis­ten schaut es schö­ner aus, wenn die Zah­len rechts­bün­dig ange­ord­net sind, d.h. die Einer unter­ein­an­der ste­hen:

nummer.png

Dazu muss man ledig­lich die Num­mern­po­si­ti­on auf Rechts ein­stel­len:

nummernposition.png

Musterlösung

Die Lösun­gen inte­grie­re ich als „aus­ge­blen­de­ten“ Text in die An­gabe bzw. das Arbeits­blatt. Wie das funk­tio­niert, beschrei­be ich wie­der in einem eige­nen Bei­trag.

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  2. Reinhard

    Du hast wahr­schein­lich in dei­nem Absatz ver­schie­den Schrif­ten benutzt. Dann kann das unter Schrift­art nicht ange­zeigt wer­den.

  3. Michael

    Habe einen hilf­rei­chen Tipp bei Dir ent­deckt obwohl ich ganz was ande­res gesucht habe:
    Seit Jah­ren krie­ge ich nicht raus, war­um Word 2003 in der Sym­bol­leis­te unter Schrift­art sowie Grö­ße bei mar­kier­ten Text, der bei­spiels­wei­se auf Ari­al 10 geän­dert wur­de, das nicht anzeigt (Fel­der blei­ben leer!). Mar­kie­re ich nur eini­ge Zei­len, ist die Anzei­ge kor­rekt aber bei meh­re­ren Sei­ten (ohne Umbrü­che o.ä.!) eben nicht.
    Da mir scheint, dass Du in Word ziem­lich ver­siert bist, rich­te ich die­se Fra­ge an Dich. Ich wür­de mich freu­en, von Dir zu hören.
    mfg
    Micha­el

    • Klingt so, als ob du meh­re­re Sei­ten hän­disch neu for­ma­tie­ren woll­test. Mit FORMATVORLAGEN geht das viel ein­fa­cher. Den von dir beschrie­be­nen Effekt kann ich bei mir nicht nach­voll­zie­hen.

      Ansons­ten frag mal in der Goog­le Group micro­soft public de word.

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